Smart Mahnwesen — 3-stufige automatische Mahnungen
Smart Mahnwesen ist ein 3-stufiges System automatischer Zahlungserinnerungen. Das System überwacht Fristen, sendet E-Mails zur richtigen Zeit und eskaliert von der höflichen Zahlungserinnerung über die formale 1. Mahnung bis zur letzten 2. Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte. Die gesamte Korrespondenz wird automatisch im App-Postfach archiviert.
- 1
Mahnwesen-Einstellungen öffnen
Im Seitenmenü gehen Sie zu Einstellungen → Smart Mahnwesen. Die Funktion ist in den Plänen Professional und Premium verfügbar — wenn Sie einen davon haben, sehen Sie das Konfigurationsformular. Im Starter-Plan klicken Sie auf die Schaltfläche zum Freischalten, um zu Professional oder Premium zu wechseln.
Smart Mahnwesen ist eine kostenpflichtige Funktion, da sie Server-E-Mail-Versand, Zustellprüfung und automatische §288-BGB-Verzugszinsenberechnung erfordert.
- 2
System aktivieren und 3 Stufen konfigurieren
Schalten Sie Mahnwesen aktivieren auf ON. Drei Konfigurationsbereiche erscheinen — einer pro Stufe:
- Zahlungserinnerung (höfliche Erinnerung) — Standard 3 Tage nach Fälligkeit
- 1. Mahnung (formelle Aufforderung) — Standard 7 Tage nach Fälligkeit, begründet Verzug §286 BGB
- 2. Mahnung (letzte Aufforderung) — Standard 17 Tage nach Fälligkeit, Ankündigung rechtlicher Schritte
- 3
Timing pro Stufe einstellen
Für jede der 3 Stufen stellen Sie wie viele Tage nach Fälligkeit die Erinnerung versendet werden soll. Bereiche: Zahlungserinnerung 1-14 Tage, 1. Mahnung 1-60, 2. Mahnung 1-90. Das typische Schema "3 / 10 / 20" (höflich nach 3 Tagen, formell nach 10, letzte nach 20) funktioniert in 90 % der Fälle.
Aggressives Timing ("einen Tag nach" statt "nach einigen") — schnellere Zahlung, aber riskantere Kundenbeziehung. Beginnen Sie vorsichtig mit dem typischen Schema 3/10/20.
- 4
Gebühren und Zinsen konfigurieren
Deutsches Recht erlaubt Gebühren pro Mahnstufe (Mahngebühr):
- 1. Mahnung: 2,50-5,00 € (deckt Porto + Verwaltungsaufwand)
- 2. Mahnung: 5,00-7,50 € (höher wegen Mehraufwand)
Verzugszinsen sind Pflicht und werden nach §288 BGB berechnet: EZB-Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte für B2B. Das System berechnet sie automatisch ab dem Tag nach Fälligkeit.
Überhöhte Mahngebühren (z. B. 25 € pro Mahnung) können vor Gericht als **unverhältnismäßig** beanstandet werden. Halten Sie sich an die üblichen Sätze.
- 5
E-Mail-Inhalte anpassen (optional)
Jede Stufe hat eine Standard-Vorlage (höflich / formell / endgültig), aber Sie können sie anpassen. Verfügbare Platzhalter: {client_name}, {invoice_number}, {amount}, {days_overdue}, {interest}. Vorlagen können auf Deutsch oder Polnisch sein — das System wählt automatisch basierend auf der Rechnungssprache.
- 6
Automatische Eskalation überprüfen
Speichern Sie die Einstellungen. Im Premium-Plan prüft das System täglich um 07:00 Berlin automatisch alle unbezahlten Rechnungen und eskaliert gemäß Timing. Im Professional-Plan konfigurieren Sie dieselben 3 Stufen, versenden die Mahnungen aber manuell. Im Dashboard sehen Sie das Badge "Mahnung ausstehend" sowie die Versandhistorie. In der Rechnungsliste ist bei jeder überfälligen Rechnung ein Mahnen-Button — in jedem Plan mit Mahnwesen können Sie manuell eine beliebige Stufe auswählen.
Das App-Postfach (Micro Mailbox) ist bereits ab dem Starter-Plan verfügbar — Kundenantworten auf Mahnungen landen direkt darin, sodass die gesamte Korrespondenz an einem Ort und mit der Rechnung verknüpft ist.
Rechtsgrundlage — §286 und §288 BGB
Mahnwesen in Deutschland hat strenge rechtliche Rahmen:
- §286 BGB — definiert Verzug. Verzug tritt nach der ersten Mahnung oder automatisch ein, wenn ein Kalendertermin vereinbart war.
- §288 BGB — bestimmt die Höhe der Verzugszinsen: B2B = EZB-Basiszinssatz + 9 Pp.
- §256 HGB — Korrespondenzdokumentation (Mahnung ist Geschäftsdokument, Aufbewahrung 6-10 Jahre)
Wann KEINE Mahnung versenden
Manchmal ist eine Mahnung sinnlos oder verschlechtert die Lage:
- Kunde im Urlaub / in Verhandlungen — prüfen Sie die Korrespondenz vor der Eskalation
- Strittige Rechnung — wenn der Kunde die Leistung beanstandet hat, löst die Mahnung das Problem nicht
- Kunde in schwieriger Lage — manchmal besser einen Ratenplan vereinbaren als zu eskalieren
Smart Mahnwesen hat die Option "Pause für diesen Kunden" — Sie pausieren die Automatik ohne das gesamte System abzuschalten.
Nach der 2. Mahnung
Wenn der Kunde auch auf die 2. Mahnung nicht reagiert, die nächsten Schritte:
- Inkasso — Inkassobüro (Provision 10-30 %)
- Gerichtliches Mahnverfahren — Mahnbescheid (~50 € Gerichtskosten für Forderungen bis 5k €)
- Klage — für größere Summen, Anwalt (RVG-Gebühren)
Vollständiger Leitfaden zum Prozess: Smart Mahnwesen — von der Zahlungserinnerung zur Mahnung.