Kunden anlegen — B2B, Reverse Charge §13b und Behörden (XRechnung)
Jede Rechnung benötigt vollständige Empfängerdaten — ohne USt-IdNr beim EU-Versand, ohne Leitweg-ID für Behörden wird sie vom Kontrollorgan oder der Kundenbuchhaltung abgelehnt, und bei §13b gehört die Bescheinigung USt 1 TG des Kunden in Ihre Unterlagen. Diese Anleitung zeigt, was für jedes Szenario einzugeben ist.
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Formular zum Anlegen öffnen
Im Seitenmenü wählen Sie Kunden, dann klicken Sie oben rechts auf Kunde hinzufügen. Ein Formular mit Basis- und erweiterten Feldern öffnet sich.
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Basisdaten eingeben
Pflicht: Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ und Stadt, Land (Standard Deutschland). Für postalisch zugestellte Rechnungen genügt das — für e-Rechnungen empfehlen wir zusätzlich E-Mail, damit Sie PDFs direkt aus der App versenden können.
Die **Kundennummer** geben Sie standardmäßig manuell ein oder lassen sie leer. Sie können die **automatische Kundennummerierung** aktivieren — dann erhält jeder neue Kunde die nächste Nummer (z. B. K2026-0001) mit dem gewählten Präfix. Die Automatik ist standardmäßig deaktiviert.
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Nummerierungspräfix — kurzes Kunden-Kürzel auf der Rechnung
Das optionale Feld Nummerierungspräfix ist eine kurze Bezeichnung, die am Anfang jeder Rechnungsnummer für diesen Kunden erscheint. Hier keine Steuer- oder Identifikationsnummern eintragen (Steuernummer, USt-IdNr.) — es ist nur ein Kürzel zur Erinnerung (z. B. Firmenname oder Ihre interne Kundenbezeichnung).
Was Sie eintragen So sieht die Rechnungsnummer aus ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(leer) 2026/001Steuernummern gehören in die separaten Felder im Bereich „Steuerdaten" — das System trägt sie automatisch in die richtigen Stellen der Rechnung und in die ZUGFeRD/XRechnung-Datei ein.
Meistens lässt man dieses Feld leer und die Nummerierung läuft einfach `2026/001`, `2026/002`. Das Präfix ist nützlich, wenn Sie viele Kunden betreuen und Rechnungen pro Kunde auf den ersten Blick in der Belegliste unterscheiden möchten.
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USt-IdNr für inländisches B2B und EU
Ist der Kunde Umsatzsteuerpflichtiger in Deutschland oder der EU — geben Sie die USt-IdNr ein (Format: DE123456789 oder PL1234567890). Feld in-time validiert: Struktur + (optional) VIES-Aktivität. Für B2C und Kleinunternehmer — leer lassen.
Bei EU-Transaktionen (Reverse Charge §3a UStG) ist die USt-IdNr des Kunden **Pflicht** — ohne sie wird die Rechnung ohne MwSt bei einer Prüfung vom Finanzamt abgelehnt.
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Reverse Charge §13b (Bau) — Bescheinigung USt 1 TG
Wenn Sie Bauleistungen für ein Unternehmen erbringen, das selbst Bauleistungen erbringt (§13b UStG) — aktivieren Sie in den Kundendaten Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), tragen Sie Nummer und Gültigkeit seiner Bescheinigung USt 1 TG ein und hängen Sie das PDF an. Die Bescheinigung belegt den Bau-Status des Kunden; ohne sie beurteilen Sie ihn selbst. Eine Freistellungsbescheinigung ist dafür nicht nötig — das ist Ihre eigene Bescheinigung für die Bauabzugsteuer.
Mehr zu §13b und wann er anzuwenden ist: [Reverse Charge §13b UStG im Baugewerbe](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
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Öffentliche Einrichtung — Leitweg-ID für XRechnung
Ist der Kunde eine Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde — die Leitweg-ID (z. B. 991-12345-67) geben Sie auf der Rechnung ein (im Bereich der Referenzfelder), nicht in den Kundendaten. Es gibt keinen separaten Schalter „Öffentlicher Sektor" — allein das Vorhandensein der Leitweg-ID schaltet die Rechnung automatisch auf das XRECHNUNG-Profil (ZUGFeRD 2.3) um, akzeptiert von ZRE-/OZG-RE-Portalen.
Die Leitweg-ID erhalten Sie immer von der Behörde in der öffentlichen Ausschreibung oder im Vertrag. Vollständiger Leitfaden: [XRechnung 3.0 — Format für B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
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Speichern und in Rechnung verwenden
Klicken Sie auf Speichern. Der Kunde erscheint in der Liste (alphabetisch sortiert, gruppiert nach Anfangsbuchstaben - PL-DE-first inkl. Ä/Ö/Ü). Bei der nächsten Rechnung wählen Sie ihn aus dem Dropdown - seine Daten (Name, Adresse, USt-IdNr) werden automatisch in die Rechnung übernommen. Die Kennzeichnung in den Kundendaten - Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) für §13b oder Innergemeinschaftliche Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG) für §3a - aktiviert Reverse Charge nur auf einer passenden Rechnung von selbst: §13b bei einer Baurechnung, §3a bei einer normalen Rechnung an ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land.
Welches Feld wann ausfüllen — Schnellübersicht
| Szenario | USt-IdNr | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | USt 1 TG des Kunden |
|---|---|---|---|---|
| B2C (Privatperson) | nein | nein | nein | nein |
| B2B Deutschland, normale Dienstleistungen | optional | nein | nein | nein |
| B2B Deutschland, Bauleistungen an Bauunternehmen | ja (empfohlen) | ja | nein | empfohlen |
| B2B EU (andere Seite) | Pflicht | nein | nein | nein |
| Behörde DE (Bund/Land) | nein | nein | Pflicht | nein |
Synchronisierung mit bestehenden Rechnungen
Wenn Sie Kundendaten bearbeiten (z. B. Adresse ändern):
- Nicht finalisierte Rechnungen (Entwurf) — Daten werden automatisch aktualisiert
- Finalisierte Rechnungen (bezahlt/offen/überfällig) — GoBD erfordert Unveränderlichkeit, sie behalten die alten Daten
Import aus CSV / Excel
Wenn Sie bereits eine Kundendatenbank haben, müssen Sie nicht jeden manuell anlegen — sehen Sie sich den Leitfaden Kundenimport aus CSV-Datei an. Die App akzeptiert CSV und XLSX und erkennt die Spalten automatisch.
Privatpersonen kennzeichnen Sie in der Datei mit der Spalte „Privatperson“ und dem Wert „ja“ oder „nein“ (erkannt werden auch „Osoba prywatna“ und „Private person“). Leere Zelle oder fehlende Spalte = Unternehmen. Eine Privatperson wird wie im Kundenformular ohne Steuernummer und USt-IdNr. übernommen. Bereits importierte Kunden ändert der Import nicht - markieren Sie eine Privatperson im Kundenformular.