Pierwsza faktura — od rejestracji do wysłania
Po rejestracji w NiemieckaFaktura potrzebujesz tylko uzupełnić dane firmy i dodać kontrahenta, żeby wystawić pierwszą fakturę. System automatycznie generuje ZUGFeRD 2.3 — hybrydowy PDF z wbudowanym XML, akceptowany w obrocie B2B w Niemczech.
- 1
Zarejestruj konto
Przejdź na stronę rejestracji i załóż konto używając adresu e-mail. Po rejestracji dostaniesz 7-dniowy pełny trial bez konieczności podawania karty kredytowej — masz dostęp do wszystkich funkcji Premium.
Po rejestracji sprawdź skrzynkę e-mail — wysyłamy powitalną wiadomość z listą pierwszych kroków.
- 2
Uzupełnij dane firmy
Przejdź do Firma & Logo w menu bocznym. Uzupełnij obowiązkowe pola: nazwę firmy, adres, Steuernummer oraz (jeśli posiadasz) USt-IdNr. Te dane pojawią się na każdej Twojej fakturze zgodnie z wymogami §14 UStG.
Jeśli jesteś Kleinunternehmer (§19 UStG), zaznacz to w sekcji "Podatki & VAT" — system automatycznie dodaje wymagane oświadczenie na fakturach.
- 3
Dodaj pierwszego kontrahenta
W menu wybierz Kontrahenci → Dodaj kontrahenta. Wypełnij nazwę firmy, adres i e-mail kontaktowy. Pola VAT ID są opcjonalne dla B2B krajowego; dla reverse charge §13b lub wysyłki XRechnung będą wymagane.
- 4
Wystaw fakturę (4-krokowy wizard)
Kliknij Utwórz fakturę w lewym górnym rogu. Kreator prowadzi przez 4 kroki: (1) wybór kontrahenta, (2) dane podstawowe faktury (data wystawienia, termin płatności), (3) pozycje faktury, (4) podsumowanie. Na każdym kroku możesz cofnąć się i zmienić dane — wersja robocza zapisuje się automatycznie co 5 sekund, więc nie stracisz wpisanych informacji.
Jeśli przerwiesz wystawianie faktury i zamkniesz aplikację, po ponownym zalogowaniu zobaczysz komunikat "Wznów szkic" — wszystkie wpisane dane są zachowane przez 30 dni.
- 5
Sfinalizuj i pobierz PDF
Po sprawdzeniu podsumowania kliknij Finalizuj fakturę. System automatycznie wygeneruje plik w formacie ZUGFeRD 2.3 — jest to PDF z wbudowanymi danymi elektronicznymi, który spełnia niemieckie wymogi e-faktury. Od tej chwili faktura jest zabezpieczona przed zmianami (wymóg zgodności z GoBD, §146 AO). Pobierz gotowy plik na dysk albo wyślij go bezpośrednio do kontrahenta e-mailem z poziomu aplikacji.
Po sfinalizowaniu możesz jeszcze oznaczyć fakturę jako zapłaconą lub przeterminowaną, ale zawartości faktury (kwoty, pozycje, dane) już nie zmienisz. Jeśli zauważysz błąd w wystawionej fakturze, wystaw **Korektę** — nie próbuj edytować oryginalnej faktury.
Co otrzymujesz automatycznie
Każda faktura wystawiona w NiemieckaFaktura jest:
- Zgodna z §14 UStG — wszystkie obowiązkowe elementy faktury (numer, data, strony, pozycje, VAT, bruttobetrag)
- ZUGFeRD 2.3 — hybrydowy format akceptowany przez B2B (szczegóły w artykule ZUGFeRD — co to jest)
- GoBD-compliant — SHA-256 hash zapisywany przy finalizacji, niezmienialna przez 8 lat (§257 HGB)
- Numerowana sekwencyjnie — brak przerw w numeracji, zgodne z wymaganiami Finanzamt
Najczęstsze pytania
Czy mogę edytować fakturę po wysłaniu? Nie — GoBD wymaga niezmienialności. Zamiast edycji wystaw Korektę lub Storno.
Jak ustawić własne numerowanie (np. prefiks "FV")?
Domyślnie: 2026/001, 2026/002. W Ustawienia → Numerowanie możesz dodać prefiks ("FV/2026/001") albo per-typ faktury inne prefiksy (R/, RK/, S/).
Czy zwykły PDF wystarczy w obrocie B2B w Niemczech? Zwykły PDF nie jest e-Rechnung w rozumieniu nowych niemieckich przepisów — to tzw. sonstige Rechnung (obraz faktury bez ustrukturyzowanego XML). Od 1 stycznia 2025 każda firma B2B w Niemczech musi przyjmować e-faktury, a obowiązek ich wystawiania wchodzi etapami (od 2027 dla firm z obrotem powyżej 800.000 € za rok 2026, od 2028 dla pozostałych). W okresie przejściowym zwykły PDF bywa jeszcze dopuszczalny za zgodą odbiorcy, ale docelowym standardem w B2B są faktury strukturalne, np. ZUGFeRD lub XRechnung. Faktury wystawiane w NiemieckaFaktura są automatycznie w formacie ZUGFeRD 2.3 (PDF z osadzonym XML zgodnym z EN 16931), więc jesteś gotowy na te wymogi bez dodatkowych kroków z Twojej strony.