Dodaj kontrahenta — B2B, reverse charge §13b i urząd (XRechnung)
Każda faktura wymaga kompletnych danych odbiorcy — brak USt-IdNr przy wysyłce do UE, brak Leitweg-ID do urzędu czy brak Freistellungsbescheinigung przy §13b = odrzucenie przez organ kontrolny lub księgowość klienta. Ten poradnik pokazuje co wpisać dla każdego scenariusza.
- 1
Otwórz formularz dodawania
W menu bocznym wybierz Kontrahenci, następnie kliknij Dodaj kontrahenta w prawym górnym rogu. Otworzy się formularz z polami podstawowymi i rozszerzonymi.
- 2
Uzupełnij dane podstawowe
Obowiązkowe: nazwa firmy, ulica i numer, kod pocztowy i miasto, kraj (domyślnie Niemcy). Dla faktur dostarczanych pocztą wystarczy — ale dla e-Rechnung zalecamy też e-mail, żeby móc wysyłać PDF bezpośrednio z aplikacji.
System nadaje **Kundennummer** automatycznie (np. K2026-0001). Prefiks możesz zmienić w Ustawieniach → Numerowanie.
- 3
Prefiks numeracji — krótki skrót klienta na fakturze
Opcjonalne pole Prefiks numeracji to krótka etykieta, która pojawi się na początku numeru każdej faktury wystawianej dla tego kontrahenta. Nie wpisuj tu numerów podatkowych ani identyfikatorów (Steuernummer, USt-IdNr.) — to tylko skrót dla wygody (np. nazwa firmy lub Twoje wewnętrzne oznaczenie klienta).
Co wpiszesz w polu Numer faktury będzie wyglądał ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(puste) 2026/001Numery podatkowe wpisuj w oddzielne pola w sekcji „Dane podatkowe" — system sam wstawi je w odpowiednie miejsca na fakturze oraz w pliku ZUGFeRD/XRechnung.
Najczęściej zostawia się to pole puste i numeracja idzie po prostu `2026/001`, `2026/002`. Prefiks jest przydatny, gdy obsługujesz wielu klientów i chcesz na pierwszy rzut oka odróżnić faktury per kontrahent w liście dokumentów.
- 4
USt-IdNr dla B2B krajowego i UE
Jeśli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT w Niemczech lub UE — wpisz USt-IdNr (format: DE123456789 lub PL1234567890). Pole walidowane w locie: sprawdzamy strukturę oraz (opcjonalnie) aktywność w rejestrze VIES. Dla B2C i Kleinunternehmer — zostaw puste.
Dla transakcji UE (reverse charge §3a UStG) USt-IdNr kontrahenta jest **obowiązkowa** — bez niej faktura bez VAT będzie odrzucona przez Finanzamt w kontroli.
- 5
Reverse charge §13b (budowlanka) — Freistellungsbescheinigung
Jeśli wystawiasz usługi budowlane dla firmy z Niemiec ze zwolnieniem §13b UStG — zaznacz opcję Reverse Charge §13b w karcie kontrahenta. Dodatkowo prześlij Freistellungsbescheinigung kontrahenta (załącznik PDF). Bez tego dokumentu faktura bez VAT może być zakwestionowana przez Finanzamt.
Więcej o §13b i kiedy go stosować: [Reverse Charge §13b UStG w budownictwie](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
- 6
Jednostka publiczna — Leitweg-ID dla XRechnung
Jeśli kontrahent to urząd federalny, landowy lub komunalny — zaznacz Sektor publiczny i wpisz Leitweg-ID (np. 991-12345-67). System waliduje cyfrę kontrolną algorytmicznie. Przy fakturach do tego kontrahenta automatycznie generujemy ZUGFeRD 2.3 w profilu XRECHNUNG — akceptowany przez portale ZRE / OZG-RE.
Leitweg-ID dostajesz zawsze od urzędu w zamówieniu publicznym lub umowie. Pełny przewodnik: [XRechnung 3.0 — format dla B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
- 7
Zapisz i użyj w fakturze
Kliknij Zapisz. Kontrahent pojawi się na liście, posortowanej alfabetycznie i pogrupowanej pierwszą literą nazwy (uwzględniamy polskie znaki i niemieckie Ä/Ö/Ü). Przy wystawianiu kolejnej faktury wybierzesz go z listy rozwijanej — wszystkie jego dane (USt-IdNr, oznaczenie §13b, Leitweg-ID) zostaną automatycznie uzupełnione w fakturze.
Kiedy wypełnić które pole — szybka ściąga
| Scenariusz | USt-IdNr | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | Freistellungsbescheinigung |
|---|---|---|---|---|
| B2C (osoba prywatna) | nie | nie | nie | nie |
| B2B Niemcy, zwykłe usługi | opcjonalne | nie | nie | nie |
| B2B Niemcy, usługi budowlane | tak (zalecane) | tak | nie | tak |
| B2B UE (inna strona) | wymagane | nie | nie | nie |
| Urząd DE (federalny/landowy) | nie | nie | wymagane | nie |
Synchronizacja z istniejącymi fakturami
Jeśli edytujesz dane kontrahenta (np. zmieniasz adres):
- Faktury w wersji roboczej (jeszcze nie sfinalizowane) — dane kontrahenta zaktualizują się automatycznie
- Faktury sfinalizowane (zapłacone, oczekujące na płatność lub przeterminowane) — ze względu na wymogi GoBD faktury po finalizacji nie mogą być zmieniane, więc zostają z oryginalnymi danymi
Import z pliku CSV / Excel
Jeśli masz już bazę kontrahentów, nie musisz dodawać każdego ręcznie — sprawdź poradnik Import kontrahentów z pliku CSV. Aplikacja akceptuje CSV i XLSX, a kolumny rozpoznaje automatycznie.